เข้าใกล้ความสำเร็จได้ใน 24 ชั่วโมง
ตอน 11 เทคนิค บริหารเวลาได้ดีเกินคาด
เทคนิคข้อที่ 1 “ไปถึงที่ทำงานตั้งแต่เช้า” อย่างน้อยๆ ก็ประหยัดเวลาในการเดินทาง เพราะตอนเช้ารถไม่ติด และยังมีเวลาเตรียมเอกสาร เตรียมความคิดต่างๆ ที่จะใช้ในการทำงานของวันนั้นๆ ด้วย ทำให้เรามีสมาธิในการทำงาน และมีเวลาในการทำงานมากขึ้น เพราะในตอนเช้าสมองมักจะปลอดโปร่ง ดังสุภาษิตต่างชาติที่กล่าวไว้ว่า “นกที่ออกหากินแต่เช้า ย่อมได้อาหารดีๆ”
เทคนิคข้อที่ 2 “จดบันทึกสิ่งที่ต้องทำประจำวัน” เราควรแยกแยะและจัดลำดับความสำคัญว่าสิ่งใดควรทำก่อนหลัง แล้วระบุเวลาคร่าวๆ ด้วยว่า เราจะทำกิจกรรมที่ 1 กี่นาทีทำกิจกรรมที่ 2 กี่นาที จากนั้นควรมีการจดบันทึกระหว่างการทำงานว่าในวันนี้เราทำงานอะไรสำเร็จไปแล้วบ้าง พอตอนเย็นก็มาดูว่า วันนี้เราทำงานได้สำเร็จตามแผนที่วางไว้หรือไม่
แต่ถ้าเราไม่ได้วางแผนการทำงาน ได้แต่ทำงานไปเรื่อย ๆ พอหมดวันรู้ตัวอีกทีทำงานไม่เสร็จเป็นชิ้นเป็นอันสักอย่าง เพราะเราขาดจุดมุ่งหมาย ไม่มีจุดประสงค์ในการทำงาน ได้แต่ทำงานไปเรื่อย ๆเท่านั้น
การจดบันทึก นอกจากจะเป็นการบริหารเวลาที่ดีแล้ว ยังทำให้เราจดจำบทเรียนที่ได้บันทึกไว้จากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในวันนั้นๆ ได้ดีด้วย บางเรื่องบางงานพอเวลาผ่านไปเราอาจจะหลงลืมวิธีการทำงานไปแล้ว แต่ถ้าได้จดบันทึกเพื่อเตือนความจำ เราจะไม่มีโอกาสทำงานบางอย่างผิดพลาดซ้ำเดิมอีก
เทคนิคข้อที่ 3 “จัดของใช้ให้เป็นระเบียบ” รวมถึงการจัดเอกสารให้เป็นระเบียบด้วย หลายครั้งบางคนจัดเอกสารไม่เป็นระเบียบ กองไว้ พอถึงเวลาจะต้องค้นหาเอกสารบางชิ้นก็หาไม่เจอ ใช้เวลาในการรื้อเอกสารครึ่งชั่วโมงกว่าจะหาเจอ สูญเสียเวลาไปอย่างเปล่าประโยชน์ แต่ถ้าเราเสียเวลาสัก 5 นาที เรียงเอกสารให้เป็นระเบียบ พอถึงเวลาจะหยิบใช้ก็ง่าย “หยิบง่าย หายรู้ ดู ก็งามตา” พอเห็นอะไรที่เป็นระเบียบแล้วจิตใจปลอดโปร่ง ไม่ว่าจะทำอะไรใจก็โปร่งโล่งสบาย
เทคนิคข้อที่ 4 “ลดการประชุดให้น้อยลง”คนทำงานจำนวนมากเสียเวลาไปกับการประชุม เพราะฉะนั้น ควรบริหารจัดการเวลาโดยลดการประชุมให้น้อยลงบ้าง ขณะที่ประชุมก็ขอให้พูดแต่เรื่องที่สำคัญ อย่าพูดนอกเรื่อง โดยเฉพาะประธานในการประชุมควรควบคุมวาระการประชุมทุกครั้ง เพราะอาจจะเผลอพูดนอกเรื่อยงไป
บางทีประชุมกันนานถึง 3 ชั่วโมง แต่ไม่ได้ประโยชน์มากมายนัก สังเกตบริษัทที่ทำงานมีประสิทธิภาพ ทุกบริษัทล้วนมีนโยบายการประชุมที่รวดเร็ว พนักงานจึงมีเวลาเหลือในการทำงานที่ทำให้เกิดประโยชน์ต่อผลงานอย่างแท้จริง
เทคนิคข้อที่ 5 “แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ”เนื้องานบางชิ้นมีขนาดใหญ่เกินกว่าที่เราจะทำคนเดียวได้ การแบ่งกระจายงานกันทำแล้วนำมาประกอบรวมกันภายหลังจะทำให้งานนั้นมีประสิทธิภาพ แล้วสำเร็จได้ไวมากขึ้น งานไม่กองอยู่ที่คน ๆ เดียวทำให้งานเสร็จเร็วข้อสำคัญในการแบ่งงาน คือ ต้องแบ่งงานให้ถูกความสามารถของคนด้วย
เทคนิคข้อที่ 6 “เมื่อได้รับมอบหมายงานให้ลงมือทำทันที” เมื่อได้รับมอบหมายงาน อย่ามัวแต่จดๆ จ้องๆ รีรอไม่เริ่มงานสักที เพราะบางครั้งเราอาจจะคิดว่า ตอนนี้ยังไม่พร้อมก็ขอให้คิดใหม่ว่า ไม่มีอะไรที่พร้อม 100% เสมอ พอเราได้เริ่มลงมือทำงาน เราจะได้เรียนรู้งานนั้นไปเรื่อยๆ เอง
ถ้าเรามัวแต่รอแล้วอ้างว่า ขอให้ตนเองได้ศึกษางานให้ครบก่อนค่อยเริ่มทำ เราจะมีความรู้สึกว่า ศึกษาเท่าไรก็ไม่ครบสักที ต้องใช้เวลาในการศึกษานานเกินความจำเป็น แต่ถ้าเราลงมือทำไปด้วยศึกษาเรียนรู้ไปด้วย เราจะค่อยๆ เรียนรู้ ปรับแก้เนื้องานไปเรื่อยๆ งานก็จะสำเร็จเสร็จทันตามกำหนดเวลา
เทคนิคข้อที่ 7 “ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยใช้งานสำเร็จ”ในยุคของการแข่งขันที่สูงอย่างนี้ “เก่งไม่กลัว กลัวช้า”ดังนั้น เราต้องใช้เทคโนโลยีเข้ามามีส่วนช่วยในการทำงานด้วย อย่างคอมพิวเตอร์ หรือสมาร์ตโฟน เพื่อติดต่องานตามช่องทางต่างๆ ที่ง่ายขึ้น เช่น การติดต่องานอย่างรวดเร็วผ่านอีเมล ไลน์ เป็นต้น
คอมพิวเตอร์ สามารถช่วยให้เราทำงานได้รวดเร็วและดียิ่งขึ้นเช่น สามารถจัดเก็บข้อมูลโดยไม่ต้องใช้รูปแบบของเอกสารที่เป็นกระดาษ สมัยนี้เราสามารถค้นหาข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ได้ ซึ่งใช้เวลาที่รวดเร็วมาก เพราะฉะนั้นเราต้องใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์ช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยระยะเวลาที่สั้นลง
เทคนิคข้อที่ 8 ใช้หูแทนตา ถ้าเราต้องอ่านหนังสือเพื่อหาข้อมูลใหม่ หรือต้องดูโทรทัศน์เพื่อรับข่าวสาร เราอาจจะต้องเสียเวลาไปกับสิ่งเหล่านี้มาก แต่ถ้าเราสามารถฟังวิทยุรับข้อมูลข่าวสารได้ในขณะทำอย่างอื่นไปด้วย ก็จะเป็นการประหยัดเวลามากขึ้นได้
ในเรื่องของการรับข้อมูลข่าวสาร เราควรรับเท่าที่จำเป็นต่อการดำรงชีวิตและการทำงานของเราเท่านั้น อะไรที่เป็นข่าวไม่ดี ข่าวที่ฟังแล้วจิตใจหดหู่ไม่ต้องไปฟังมาก เพราะเท่ากับเรารับขยะไว้ในใจ
เทคนิคข้อที่ 9 ใช้เวลาว่างให้เกิดประโยชน์ เช่น ในขณะที่เรากำลังรอเพื่อน เพื่อนอาจจะมาสาย ระหว่างนั้นเราอาจจะหาหนังสือสักเล่มมาอ่าน หรือหาความรู้จากอินเทอร์เน็ตในโทรศัพท์มือถือของเราก็ได้ เราสามารถหาข้อมูลต่างๆ เพื่อเพิ่มพูนความรู้ให้กับตนเอง ถือว่าเป็นการใช้เวลาว่างให้เกิดประโยชน์ ไม่ใช่เอาโทรศัพท์มือถือมาแชตอย่างเดียว แต่ต้องทำให้เกิดประโยชน์ด้วย
ยกตัวอย่างชาวญี่ปุ่นที่มักจะขยันศึกษาหาความรู้ เวลาขึ้นรถไฟฟ้าคนส่วนใหญ่มักจะชอบถือหนังสือเล่มเล็กๆ ขึ้นมาอ่าน ไม่เหมือนคนในบ้านเรา ชอบหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาแชทกันมากกว่า
เทคนิคข้อที่ 10 จับจ่ายให้เป็น ใช้เวลาให้คุ้มค่า ทุกคนล้วนมีข้าวของเครื่องใช้ในชีวิตประจำวันกันอยู่แล้ว ถ้าเราสามารถซื้อหาเครื่องใช้ต่างๆ ครั้งละมากๆ เพื่อเก็บไว้ใช้ให้ได้ภายในเวลา 1 เดือน ก็จะเป็นการประหยัดเวลามาก
ถ้าเราไม่วางแผนในการไปจับจ่ายซื้อข้าวของที่จำเป็นในแต่ละเดือน ในเดือนหนึ่งต้องวิ่งซื้อของใช้หลายครั้ง อาจจะต้องไปซูเปอร์มาร์เก็ต 5-10 ครั้งต่อเดือน ซึ่งการไปแต่ละครั้งเสือทั้งเวลาในการเดินทาง เสียทั้งเวลาในการจับจ่ายใช้สอย ครั้งหนึ่งไม่ต่ำกว่า 2 ชั่วโมงรวมกันแล้วเดือนหนึ่งอาจจะต้องเสียเวลาไปกับเรื่องนี้ 10-20 ชั่วโมงเลยทีเดียว บางทีเสียเวลามากกว่านั้นอีก เพราะพอได้ชอปปิงแล้ว ก็มักจะเพลินเดินเล่นซื้ออย่างอื่นที่ไม่จำเป็น เสียทั้งเวลาเสียทั้งเงิน
เทคนิคข้อที่ 11 หมั่นสร้างมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี กับเพื่อนร่วมงาน เจ้านาย และลูกน้อง เพื่อเราจะได้รับความร่วมมือจากผู้อื่นเมื่อถึงเวลาที่ต้องขอความช่วยเหลือเรื่องงานเพราะงานที่เราได้รับมอบหมาย หลายครั้งไม่สามารถทำคนเดียวได้สำเร็จ ต้องขอร้องให้เพื่อนร่วมงานช่วยเหลือ การทำงานเป็นทีมจะช่วยแบ่งเบาภาระซึ่งกันและกัน แต่ถ้าเราไม่สามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานได้ พอจะไปขอร้องให้ใครช่วยเหลือคงได้รับแต่คำปฏิเสธ
เพราะฉะนั้น การสร้างเครือข่ายความสัมพันธ์ที่ดีในที่ทำงานเป็นสิ่งสำคัญ ที่จะช่วยให้เราประหยัดเวลาในการทำงาน ทำให้เราสามารถทำงานได้ลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อนร่วมงานที่ดีถือเป็นเครื่องทุ่นแรงที่ดีกว่าเทคโนโลยีใดๆ จนมีคำกล่าวที่ว่า มีพรรคมีพวกทำอะไรก็สะดวกสบาย
ในเรื่องของการบริหารเวลานั้น เป็นเทคนิคที่ทุกคนจำเป็นจะต้องเรียนรู้ แต่ที่สำคัญที่สุด คือ การใช้เวลาอยู่กับปัจจุบัน
อนาคตยังมาไม่ถึงจะพะวงมาทำไม
อดีตผ่านไปแล้วคิดคำนึงมากไปใย
ปัจจุบันนั้นไซร้ทำให้จงดี
จากหนังสือ 24 ชั่วโมงที่ฉันหายใจ
โดย พระครูปลัดสุวัฒนโพธิคุณ
(สมชาย ฐานวุฑโฒ)
